DOCUMENTO PROGRAMMATICO SULLA SICUREZZA

PREMESSA
“L’associazione Multiker. Le molte creatività” ha da sempre posto particolare attenzione alla tutela e al trattamento dei dati personali ad essa pervenuti attraverso il tesseramento dei soci e delle persone che, eventualmente, sono entrate in contatto con le iniziative dell’associazione. In particolare si è sempre premurata di informare i soci dell’uso dei loro dati personali necessari al perseguimento degli scopi statutari e ne ha richiesto l’autorizzazione all’uso al momento del tesseramento.
L’associazione conferma la responsabilità del trattamento dei dati all’attuale presidente pro-tempore.

Viene qui confermata e sottoscritta la prosecuzione di tale comportamento e , inoltre, si adotta il presente Documento Programmatico sulla Sicurezza (DPS) in applicazione alla nuova normativa europea sulla protezione dei dati personali (GDPR – General Data Protection Regulation, Reg. UE 2016/679).

In particolare si conferma che:
il soggetto interessato al tesseramento a socio viene informato preventivamente circa la finalità e la modalità di trattamento cui sono destinati i dati;
le conseguenze di un eventuale rifiuto di conferimento dei dati personali implica l’impossibilita’ di partecipare alle attivita’ istituzionali e di creazione di contratti per le attivita’ commerciali;
i soggetti o le categorie di soggetti ai quali i dati possono essere comunicati sono tutti i soci collaboratori, i consiglieri del Consiglio di Direttivo e i webmaster;
vengono rispettati i diritti di cui all’art. 7 (indicazione dell’origine dei dati, aggiornamenti, rettifiche, cancellazioni ecc.);

CONTENUTI DEL DPS

A) La premessa è parte integrante dei contenuti del DPS.

B) Quadro complessivo del DPS:

1) Finalità perseguita e attività svolta
Attivita’ di animazione e formazione professionale attraverso metodologie ludico-espressive che coinvolgono i partecipanti in situazioni divertenti, che stimolano la creatività e il problem solving attraverso l’esercizio del pensiero logico e analogico.

2) Categorie di persone interessate
Soci ordinari, soci juniores, soci benemeriti, soci fondatori, soci eletti alla carica di consiglieri del Consiglio direttivo, collaboratori (coordinatori, referenti, animatori), fornitori, partecipanti alle iniziative “aperte” al pubblico, consulenti e clienti commerciali.

3) Natura dei dati trattati
L’associazione tratta in linea generale dati anagrafici “normali”.
Laddove i soci ci portino a conoscenza di eventuali diagnosi mediche proprie o di soci juniores di cui sono genitori o tutori legali queste informazioni potranno essere utilizzate dai soci facente le funzioni di presidente, vicepresidente, segretario e da tutti gli altri soci con mansioni di coordinamento, referenza ed animazione che entreranno in contatto con il socio stesso al solo fine di svolgere le attivita’ da noi proposte (come da GDPR Art.9 par.2-a) e par.2-b)).
Per quanto riguarda la documentazione (foto e video) delle attivita’ dell’associazione rivolte ai soci richiediamo autorizzazione specifica all’interno dei moduli di richiesta di ammissione a socio e/o partecipazione a nostre attivita’.

4) Struttura associativa che tratta i dati
I dati anagrafici sono ricevuti ed utilizzati da uno o piu’ dei seguenti soggetti: presidente, segretari e coordinatori; mentre il nome e il cognome sono portati a conoscenza anche dei referenti e degli animatori/formatori delle varie iniziative (per casi specifici vedi 3) Natura dei dati trattati).

5) Rapporti con elementi esterni all’associazione
I dati anagrafici ed il loro indirizzo vengono trasmessi anche alla compagnia di assicurazione per la copertura assicurativa in caso di infortunio durante le attivita’ associative.
L’associazione attualmente si avvale anche di un commercialista per le pratiche connesse alla gestione economica e finanziaria e di due professionisti (le imprese individuali “Jacopo Michieli” e “Daduxio”) per la gestione del sito (webmaster), degli aspetti di sicurezza (password) e delle attivita’ di video/foto/grafica.

6) Strumenti in dotazione all’associazione
L’associazione utilizza per la propria attività di segreteria una linea telefonica, 3 personal computer dell’associazione dotati del collegamento internet e una stanza chiusa a chiave contenente il materiale cartaceo e per foto e video salvati su hard disks. Tali strumenti sono utilizzati dal presidente, dalla segretaria e dai coordinatori dei vari progetti. Inoltre i soci Camilla Manolino e Barbara Rossi sono autorizzate all’utilizzo dei propri dispositivi, utilizzando le password indicategli dai webmaster, per lo svolgimento di attivita’ specifiche e determinate.

C) Analisi dei rischi

1) Connessi alla struttura
I rischi possono consistere nell’ingresso di estranei a locali e aree dell’associazione con dolo, nella sottrazione illegale di strumenti contenenti i dati e in eventi distruttivi di varia specie.

2) connessi agli strumenti informatici
Virus, attacchi informatici, spam, sistemi e procedure di Disaster Recovery, sistemi e procedure di backup, nel malfunzionamento o degrado degli strumenti, nell’intercettazione di informazioni in rete.

3) connessi ai soggetti che trattano i dati
Sottrazione ed uso improprio di dati utilizzando illecitamente le credenziali di autenticazione, in errori materiali o dolo.

4) connessi ai soggetti esterni che trattano i dati
I rischi sono simili a quelli dei soggetti interni all’associazione.

D) Attività di tutela

1) Controllo strumenti informatici
Annualmente i pc vengono sottoposti a controllo da personale qualificato e periodicamente verranno effettuati salvataggi dei dati di soci e dei partecipanti alle iniziative tramite supporto di server remoti e hard disk locali.
Il responsabile dei dati avra’ il compito di sorvegliare il comportamento degli incaricati designati dal Consiglio Direttivo soprattutto riguardo ad eventuali comportamenti superficiali, disattenzione, errori materiali e, seppure improbabili, comportamenti fraudolenti.
Sarà poi usata particolare cautela per evitare corto circuiti, incendi ecc.
Quando non utilizzata la sede è chiusa a chiave ed è dotata dei seguenti accorgimenti: salvavita, messa a terra e allarme antincendio.

2) minaccia di virus e di sottrazione di dati
I pc dell’associazione sono dotati di antivirus aggiornato e periodicamente monitorato.
Per quanto concerne la sottrazione o l’uso improprio di dati è stata inserita una password di accesso ai dispositivi informatici e, come detto, i dati cartacei raccolti in faldoni e quelli informatici su hard disk sono stati posizionati in una stanza chiusa a chiave.

3) Attività formativa
Tutti gli incaricati che nel tempo saranno impiegati nell’attività di utilizzo dati dei soci dell’associazione saranno formati le nostre procedure di gestione dei dati personali “normali” e sensibili.
L’associazione comunque procederà a immediata comunicazione per problemi che dovessero verificarsi e per eventuali nuove attività o programmazione di eventi.

4) Rapporti con strutture e operatori esterni
Gli operatori esterni che vengono in contatto con l’associazione, come detto, sono la Compagnia italiana di Previdenza, Assicurazioni e Riassicurazioni s.p.a , la commercialista Valentina Bragardo e due imprese individuali di cui all’articolo B)-5).
Tutti hanno dichiarato di rispettare le nostre procedure legate al GDPR e quindi di utilizzare i dati solo ed esclusivamente per i fini per i quali abbiamo stipulato i contratti bilaterali in essere.

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